Communicatie tijdens projecten
De niet zo leuke hoofdzaak voor succesvolle samenwerkingen: communicatie tijdens projecten. Wanneer je een project start, gaat dat waarschijnlijk gepaard met een heleboel enthousiasme en betrokkenheid. Zeker als je aan het roer of aan het front mag staan, maar ook voor overige projectleden geeft het begin van een nieuwe samenwerking veel positieve energie. De communicatie verloopt soepel, vanzelf en met veel overtuiging, wat de samenwerking en het succes van het project ten goede komt. Voor dat succes is die communicatie essentieel! Maar de ervaring leert ook dat dit het lastigste is om goed te blijven doen tijdens een project. In dit blogbericht leg ik uit hoe je hiermee aan de slag kunt, zodat je ieder project succesvol tot een einde kunt brengen!
De Kick-Off zit erop, door naar de volgende projectfase
Het project is enkele weken of maanden aan de gang en het nieuwe is er alweer een beetje af. De eerste tegenvallers en strubbelingen dienen zich aan, die ook zijn weerslag hebben op het enthousiasme van de projectleden. Ook leert de ervaring dat er gedurende de tijd dat het project loopt er hoe dan ook een kennisverschil ontstaat tussen de projectleden die elkaar op dagelijkse basis zien of spreken, en andere stakeholders zoals opdrachtgevers en opdrachtnemers. De eerste scheurtjes in een goede communicatie vinden hier hun oorsprong.
Communicatie: van redelijk vanzelf, naar redelijk vervelende hoofdzaak
Iedereen zal beamen dat communicatie over projecten en projectresultaten heel erg belangrijk is. In de praktijk blijkt echter ook dat vrijwel niemand daar echt zin in heeft. Projectteamleden zijn door de aard van hun werkzaamheden vooral met de toekomst bezig, met de doelen waar ze naartoe werken. Het is voor dit type mensen dan ook simpelweg geen leuk werk om over hun behaalde resultaten te communiceren naar anderen binnen een projectteam. Terwijl dat juist zo belangrijk is! Het vergt dat ze zich verplaatsen in wat een project kan gaan betekenen voor de mensen in je achterwacht en wat zij dus interessant vinden. En dat is lastig wanneer het eerste enthousiasme is weggeëbd. De stakeholders binnen het projectteam moeten echter serieus genomen worden en oprecht goed geïnformeerd.
Afzien of uitbesteden?
Het is belangrijk dat een projectteam er goed op bedacht is dat deze fase zich voordoet tijdens een project. Het draagvlak en het succes van een project wordt namelijk voor een ontzettend groot deel bepaald door (de perceptie van) deze stakeholders. Voor projectteamleden betekent dat simpelweg hard, goed en consciëntieus werken aan de communicatie. Niet het leukste, maar wel ontzettend belangrijk. Gelukkig is er echter nóg een oplossing. Een die niet alleen deze vervelende hoofdzaak die communicatie kan zijn uit handen neemt van de projectleden, maar die dus als bijgevolg ook effectief bijdraagt aan het succes van het project!
Doe waar je goed in bent
We gooien er hier een oud cliché in: Doe waar je goed in bent. En het goede nieuws is dat er ook genoeg mensen zijn die wél goed zijn in communicatie tijdens projecten. Wellicht zit er zelfs iemand in je projectteam die dit op zich wil nemen. Is dat niet het geval, dan zijn er gelukkig genoeg professionals beschikbaar die deze taak met verve kunnen uitvoeren. Die projectleden en stakeholders bij de les kunnen houden en kunnen enthousiasmeren, terwijl ze goed en helder communiceren over het project. De inzet van een dergelijke professional komt het succes van je project écht ten goede. Dus onze tip: Inventariseer ieder project of je een sterke communicatie professional in je midden hebt. Schakel hem of haar in, of kijk buiten het project rond naar een externe professional om je hierbij te ondersteunen. Het komt de samenwerking én het behalen van een succesvol eindresultaat ten goede.
Meer adviezen ontvangen? Neem eens contact met ons op. We gaan heel graag het gesprek met je aan.