Zo verzeker jij je van de beste samenwerkingspartner
Eenmaal, andermaal? En gegund aan de inschrijver met de BPKV, de beste prijs-kwaliteitverhouding. Een gunningsmodel waarbij, naast de prijs en productkwaliteit, ook andere kwaliteitscriteria meewegen. Zo besloot een universiteit ‘Samenwerking’ aan haar aanbestedingsleidraad toe te voegen. Want wat is een scherpe prijs waard, wanneer de kwaliteit van samenwerking niet deugt? Een slechte samenwerking veroorzaakt immers discussies, conflicten en vertragingen, en jaagt kosten op. De universiteit liet daarom de samenwerkingsskills van de inschrijvers objectief beoordelen en selecteerde zo een economisch interessante leverancier én goede samenwerkingspartner.
Samenwerkend vermogen als weegfactor
Op zoek naar de beste partner voor de ontwikkeling van digitale technologie en IT-architectuur schreef de universiteit een aanbesteding uit. Daarin nam zij ‘Samenwerking’ op, als onderdeel van het gunningscriterium ‘Kwaliteit’. Slim, omdat een succesvolle uitvoering van de opdracht valt of staat met de mate van vertrouwen en kwaliteit van samenwerking. Samenwerking is daarom een criterium dat bij aanbestedingen niet mag ontbreken, vinden wij. Het subcriterium was goed voor 10% van de maximaal te behalen kwaliteitsscore. Geen zware weegfactor, wél een kritische succesfactor. Want bij min of meer gelijke prijzen kan deze doorslaggevend zijn bij het wel of niet doorgaan naar de 2e ronde of bij het gunnen van de opdracht.
Blik op toekomstige samenwerkingsrelatie
Tijdens een bijeenkomst met de universiteit en de 4 inschrijvende teams maakten zij kennis met onze aanpak. Hoe verloopt een samenwerkingsassessment? Welke aspecten beoordelen wij? Welke scores zijn er te behalen? We vertelden ze, dat ons assessment een praktijkgerichte observatie van hun samenwerkingsvaardigheden is. Een 3 uur durende waarneming, onafhankelijk uitgevoerd en wetenschappelijk onderbouwd. Bedoeld om een realistisch inkijkje in de toekomstige samenwerkingsrelatie te geven en zo de beste samenwerkingspartner voor de universiteit eruit te pikken.
Observatie van de 6 samenwerkingsskills
Tijdens de 4 samenwerkingsassessments keken en luisterden we aandachtig naar de dialoog, dynamiek en interactie tussen het team van de inschrijver en dat van de universiteit. ‘We’, dat waren 3 vaste en speciaal getrainde observatoren, oftewel samenwerkings- en gedragsspecialisten. Als vliegen op de muur letten wij scherp op de 6 sleutelfactoren binnen een samenwerkingsrelatie: communicatie, normen en waarden, gezamenlijkheid, professionele vaardigheden, rentmeesterschap en gelijkwaardigheid. Ieder van ons waardeerde die aspecten met een score op een 5-puntsschaal.
Duidelijke verschillen tussen de dialogen
De samenwerkingsassessments verliepen inhoudelijk op gelijke wijze. We legden de inschrijvers, 1 buitenlandse en 3 Nederlandse, dezelfde fictieve situatie voor: een voor deze aanbesteding specifiek en kritisch conflict of dilemma om de verschillen in samenwerkingsvaardigheden boven tafel te krijgen. Ieder ontving een A4’tje met de beschrijving van de situatie en de vraag om die in overleg op te lossen. Dit bracht opmerkelijke verschillen aan het licht. In taalgebruik, manier van reageren, vorm van interactie (dialoog versus interview) en de mate waarin ze gezamenlijk resultaat boekten.
En de beste samenwerkingspartner is…
Na de samenwerkingsassessments bespraken we – hoofdobservator en 2 medeobservatoren -onze individuele waarnemingen en scores. Het komt wel eens voor, dat observaties afwijken. Dan leggen we onze waarnemingen naast elkaar – of kijken we de dialoog terug – om dat punt opnieuw te beoordelen. Onze beoordelingen kwamen dit keer grotendeels overeen. De hoofdobservator legde onze bevindingen en conclusies per inschrijver in een rapport vast en lichtte die aan de universiteit toe. Van de 4 inschrijvers belandden er 2 in dezelfde hoge beoordelingsrange. Partijen die niet per se conflictmijdend zijn, maar de veerkracht hebben om conflicten, met behoud van de goede samenwerkingsrelatie, snel en netjes op te lossen.
Interesse in samenwerkingsassessments?
Laat mogelijke samenwerkingspartners objectief door ons beoordelen en verzeker je van de beste! Mail of bel ons. Wij vertellen je graag meer.